Privacyverklaring

Versie: 1.0
Datum: 12 januari 2026

Bij Coolioo vinden we jouw privacy super belangrijk.

In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verzamelen, waarom we dat doen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt.

1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?

Coolioo is een handelsnaam van:

Vespucci Holding B.V.
Admiralengracht 168-H, 1057GH Amsterdam
KvK: 60490616
Btw-id: NL853933595B01
E-mail: info@coolioo.nl

Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die we via onze website, webshop en het portaal verwerken.

2. Welke gegevens verwerken we?

Dat hangt af van wat je doet op onze website en of je het portaal gebruikt.

A. Als je iets bestelt (webshop)

• Naam

• Factuur- en afleveradres

• E-mailadres en (optioneel) telefoonnummer

• Bestelgegevens (wat je bestelt, prijzen, datum, ordernummer)

• Betaalstatus (wij zien niet je volledige betaalgegevens; dat loopt via de betaalprovider)

• Klantenservicecontact (berichten die je ons stuurt)

B. Als je een account/portaal gebruikt (dashboard/uitslagen)

• Accountgegevens (naam, e-mailadres, wachtwoord-hash/technische logininfo)

• Eventuele testregistratie-informatie (bijv. test-ID/kitcode)

• Uitslagen of door jou ingevoerde waarden als jij die opslaat in het portaal

• Notities of voorkeuren die jij zelf invult (optioneel)

Belangrijk: testuitslagen en gezondheidsinformatie kunnen bijzondere persoonsgegevens zijn (gezondheidsgegevens). Die verwerken we alleen als dat nodig is voor het portaal en/of als jij daar (waar vereist) toestemming voor geeft.

C. Als je onze site bezoekt

• IP-adres (meestal deels geanonimiseerd waar mogelijk)

• Browser-/apparaatgegevens

• Pagina’s die je bezoekt en klikgedrag (bijv. voor analytics)

• Cookie- en trackinginformatie (zie ook “Cookies” hieronder)

3. Waarvoor gebruiken we je gegevens?

We verwerken je gegevens alleen als we daar een duidelijke reden voor hebben.

Webshop & service

• Je bestelling verwerken en leveren

• Betaling afhandelen

• Retouren en terugbetalingen regelen

• Klantenservice bieden (vragen, klachten, ondersteuning)

• Je informeren over je bestelling (orderbevestiging, verzending, updates)

Portaal/Dashboard

• Een account voor je aanmaken en beveiligen

• Je toegang geven tot het portaal

• Uitslagen tonen/oplaan (als jij dat gebruikt)

• Je helpen met uitleg en overzicht (algemene informatie, niet als medische diagnose)

Verbetering & beveiliging

• Website en portaal beveiligen (fraudepreventie, misbruikdetectie)

• Bugs oplossen en prestaties verbeteren

• Statistieken en inzichten (geaggregeerd en zo privacyvriendelijk mogelijk)

Marketing (alleen met respect voor jouw keuzes)

• Nieuwsbrief of updates (alleen als jij je inschrijft, of als we dat wettelijk “soft opt-in” mogen doen bij bestaande klanten)

• Relevante tips of productinformatie (je kunt je altijd afmelden via de link in de e-mail)

4. Op welke juridische grondslagen verwerken we je gegevens?

We verwerken persoonsgegevens op basis van:

1. Uitvoering van een overeenkomst
   Bijvoorbeeld om je bestelling te leveren of je portaalaccount te laten werken.

2. Wettelijke verplichting
   Bijvoorbeeld voor administratie/belastingregels.

3. Gerechtvaardigd belang
   Bijvoorbeeld om fraude te voorkomen, onze dienstverlening te verbeteren of basale analytics te doen (met privacyvriendelijke instellingen waar mogelijk).

4. Toestemming
   Bijvoorbeeld voor bepaalde cookies/trackers en (waar nodig) voor het verwerken van gezondheidsgegevens in het portaal.

Je mag toestemming altijd intrekken. Dat maakt eerdere verwerking niet “illegaal”, maar vanaf dat moment stoppen we met die verwerking waarvoor toestemming nodig was.

5. Gezondheidsgegevens (bijzondere persoonsgegevens)

Als je het portaal gebruikt, kan het zijn dat je testuitslagen of andere gezondheidsinformatie opslaat. Dit zijn bijzondere persoonsgegevens.

• We verwerken deze gegevens alleen voor het aanbieden van het portaal en jouw inzicht.

• Waar nodig doen we dit op basis van jouw uitdrukkelijke toestemming (bijv. wanneer je uitslagen opslaat of gegevens invoert).

• We gebruiken gezondheidsgegevens niet om je te “labelen” of te profileren voor medische diagnoses.

• We delen gezondheidsgegevens niet met derden voor reclame.

Wil je dat we jouw portaalgegevens verwijderen? Mail ons via info@coolioo.nl.

6. Met wie delen we je gegevens?

We verkopen je gegevens nooit. We delen gegevens alleen als dat nodig is om onze dienst te leveren, of als we dat wettelijk moeten.

Mogelijke partijen:

• Betaalproviders (om betalingen te verwerken)

• Bezorg- en fulfilmentpartners (om jouw bestelling te leveren)

• IT-/hostingpartijen (website, database, portaal, e-mail)

• Klantenservice tooling (als we ticketsystemen gebruiken)

• Analytics- en marketingtools (alleen volgens jouw cookiekeuzes)

• Laboratoria/partners (alleen als jouw product/dienst dat vereist, en alleen wat nodig is)

Met partijen die in onze opdracht gegevens verwerken, sluiten we waar nodig verwerkersovereenkomsten.

7. Bewaartermijnen: hoe lang bewaren we je gegevens?

We bewaren gegevens niet langer dan nodig.

• Bestel- en factuurgegevens: meestal 7 jaar (fiscale bewaarplicht)

• Klantenservicecontact: zolang nodig om je te helpen + daarna beperkt (bijv. max. 2 jaar), tenzij het om een geschil gaat

• Portaal/accountgegevens: zolang jij een account hebt. Bij verwijdering verwijderen/anonymiseren we gegevens binnen redelijke termijn, tenzij we iets wettelijk moeten bewaren

• Uitslagen/gezondheidsgegevens in het portaal: zolang jij ze bewaart in je account, of totdat je verwijdering aanvraagt

• Analytics/cookiegegevens: afhankelijk van de cookies en jouw toestemming (zie cookie-instellingen)

8. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen, zoals:

• beveiligde verbindingen (SSL/TLS)

• toegangsbeveiliging en beperkte toegangsrechten

• monitoring op misbruik en kwetsbaarheden

• back-ups en onderhoud

Let op: geen enkel systeem is 100% veilig. Als je denkt dat er iets mis is, mail ons direct via info@coolioo.nl.

9. Cookies en tracking

Coolioo gebruikt cookies en vergelijkbare technieken.

• Functionele cookies: nodig om de site goed te laten werken (bijv. winkelwagen).

• Analytische cookies: om de site te verbeteren (waar mogelijk privacyvriendelijk).

• Marketing cookies: alleen als jij daarvoor toestemming geeft.

10. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

• inzage te vragen in je gegevens

• je gegevens te corrigeren

• je gegevens te laten verwijderen (in sommige gevallen)

• verwerking te beperken

• bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang

• je gegevens over te dragen (dataportabiliteit) waar van toepassing

• toestemming in te trekken (als verwerking daarop gebaseerd is)

Stuur je verzoek naar info@coolioo.nl. We reageren in principe binnen 30 dagen. Om misbruik te voorkomen kunnen we je vragen je identiteit te bevestigen.

11. Klachten

Kom je er met ons niet uit? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

12. Minderjarigen

Onze diensten zijn niet bedoeld voor kinderen onder de 16 jaar zonder toestemming van een ouder/voogd. Denk je dat wij onbedoeld gegevens van een minderjarige hebben? Neem contact op via info@coolioo.nl, dan lossen we dat op.

13. Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen als dat nodig is (bijv. bij nieuwe functionaliteiten in het portaal). De nieuwste versie staat altijd op:
https://www.coolioo.nl/privacyverklaring/

14. Contact

Vragen over privacy? Mail ons via info@coolioo.nl.